Vom Einkauf zur intelligenten, krisenfesten Lieferkette

Bei RHI Magnesita schafft man unternehmensweit Strukturen für digitale End2End-Prozesse. Christian Viehwegers Einkaufsorganisation nutzt dazu SAP Ariba als intelligente Plattform.

End2End ist gefragt. Durchgängige Prozesse, die sich übergreifend über die Bereiche eines Unternehmens spannen und an dessen Grenzen nicht haltmachen, sondern auch die Lieferanten und Kunden integrieren. Bei RHI Magnesita macht man das End2End-Konzept zum Programm. Quer durch den Konzern schafft man hier gerade die Strukturen, um die nötige Durchgängigkeit zu realisieren. Insbesondere seit dem Merger der heimischen RHI mit der brasilianischen Magnesita vor drei Jahren treibt der weltweit führende Produzent von Feuerfeststoffen mit einem Netzwerk an Standorten rund um den Erdball diese Entwicklung umfassend voran … und setzt dabei auf Digitalisierung.

„Als Weltmarktführer ist für uns Technologie natürlich seit jeher ein wichtiger Faktor, um möglichst innovative und zugleich extrem zuverlässige Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln – weil höchste Qualität in unserem Sektor ein absolutes Muss ist“, macht Christian Viehweger klar.

„Jetzt wollen wir in unserer Vorreiterrolle für die gesamte Branche darüber hinaus einen Technologiesprung anstoßen und die Möglichkeiten nutzen, die sich durch die Digitalisierung und Automatisierung in allen Unternehmensbereichen bieten."

Dem Senior Vice President of Purchasing bei RHI Magnesita und dessen Bereich kommt bei diesem Technologiesprung eine ganz zentrale Rolle zu. Gerade dem Einkauf stellt sich eine besonders große Herausforderung, wenn es um durchgängige Lieferketten geht – von der Beschaffung der Rohstoffe aus dem Bergbau bis zur Anreicherung der Produkte durch Full-Service-Lösungen. Ging es früher im Einkauf vor allem darum, die Preise niedrig zu halten, gilt es heute, eine Fülle neuer Anbieter, Tools und Dienstleistungen auf dem Radar zu haben, zu evaluieren und mit möglichst automatisieren Prozessen in die eigenen Geschäftsabläufe zu integrieren. Dabei, diese Herausforderung zu meistern, soll nun, seit heuer, eine digitale Plattform helfen: SAP Ariba. Mit automatisierten Prozessen und einem Netzwerk von mehr als fünf Millionen Unternehmen in mehr als 190 Ländern, das ganz neue Möglichkeiten bietet. Auf lange Sicht soll daraus eine intelligente digitale End2End-Procurement-Lösung entstehen, die nicht nur sämtliche bestehende Geschäftspartner einbindet, sondern auch den – einfachen und raschen – Weg zu potenziellen neuen Lieferanten und Kunden ebnet.

Aufwand und Nutzen in der Startphase

Im Moment liegt die Herausforderung allerdings noch woanders.

„In der ersten Phase gilt es einmal, all unsere bestehenden Zulieferer in das SAP-Ariba-System einzuführen, damit wirklich alle Schritte und Prozesse im System abgebildet werden können“,

erklärt Viehweger. „Da steckt erheblicher Aufwand dahinter, den man nicht unterschätzen darf. Und auch wenn das neue Tool noch so gut ist, muss man dabei parallel noch eine Zeit lang auf die herkömmliche Weise weiterarbeiten, weil einige Partner noch nicht im Ariba-Netzwerk sind.“

Der erste Nutzen hat sich bereits eingestellt. Neben bereits erheblichen Einsparungen – eines der obersten Ziele ist natürlich auch immer die Kostenoptimierung – zeigt sich auch schon merklich mehr Sicherheit bei den Lieferketten. „Die Covid-Krise hat deutlich gemacht, wie schnell ein Lieferant ausfallen oder ein Handelsweg geschlossen werden kann, und wie wichtig es ist, so schnell wie möglich auf eine Alternative zugreifen zu können.“

Diesen Vorteil hat auch Robert Fessler von SAP bei etlichen seiner Kunden in der Praxis miterlebt. „Der einfache, umfassende Überblick über Angebot und Nachfrage und über mögliche Supplier und Handelspartner ist ja nur ein Teil, wenn man schnell nach Alternativen sucht“, betont der Vice President Intelligent Spend Group - Central & Eastern Europe.

„Der andere ebenso wichtige Teil ist, dass man auch eine Reihe weiterer Informationen erhält, zum Beispiel über die aktuellen Geschäftszahlen der potenziellen Lieferanten und Kunden."

Und das ist gerade in Zeiten wie diesen, wo die Zuverlässigkeit von Lieferketten noch stärker zu einem entscheidenden Kriterium geworden ist, extrem wichtig.

Immer öfter interessieren sich die Kunden auf der SAP-Ariba-Plattform aber auch für Kriterien wie Transparenz und Nachhaltigkeit.

„Es gibt bereits erste Dashboards, über die man bestimmte Nachhaltigkeitsfaktoren abfragen kann, und auf diesem Sektor wird in naher Zukunft noch sehr viel passieren“, bestätigt Fessler. „Der Trend ist stark steigend. Schon jetzt achten viele Kunden zum Beispiel auf den CO2-Fußabdruck, der mit einem Produkt verbunden ist.“

Transparenz und Flexibilität als Erfolgsfaktoren

Und dabei wird nicht nur die Nachhaltigkeit des Anbieters selbst, sondern auch der gesamten vorauslaufenden Lieferkette bis hin zur Gewinnung der einzelnen Rohstoffe betrachtet. Gerade für weltweit agierende Unternehmen wie RHI Magnesita bedeutet das, in Zukunft besonders im Einkauf verstärkt auf die Umweltbilanz ihrer Zulieferer zu achten, um selbst auch langfristig wettbewerbsfähig und marktführend zu bleiben.

Für Christian Viehweger ist solch eine Anpassungsfähigkeit ein Muss.

„Covid hat natürlich besonders deutlich gemacht, dass Dinge, von denen man bisher glaubte, dass sie nicht passieren können, dann doch binnen kürzester Zeit passieren.

Aber auch im Zuge der Digitalisierung sieht man ja, wie kurzfristig sich das gesamte Umfeld ändern kann, und wie wichtig es ist, darauf schnell zu reagieren.“

Und dass große internationale Player für solch schnelles Reagieren schlechter aufgestellt sind, ist zumindest, soweit es RHI Magnesita angeht, nur ein Klischee. „Als globales Unternehmen sind wir sehr früh mit den Folgen von Covid konfrontiert worden“, erzählt der Senior Vice President. „Die Erfahrungen, die wir schon ganz zu Beginn der Krise in China – etwa zu Sicherheitskonzepten, Abstandregeln oder Hygiene-Vorschriften – sammeln konnten, haben wir sehr rasch an unsere Niederlassungen in den USA und Brasilien weitergegeben. Dadurch konnten sich die Mitarbeiter dort schon frühzeitig auf die Veränderungen einstellen, und wir konnten ohne Unterbrechung durchproduzieren.“

Diese Fähigkeit aus den Erfahrungen anderer zu lernen, war auch bei der Auswahl von SAP Ariba als das bestgeeignete Procurement-System gefragt. Ganz gezielt suchte Christian Viehweger die Vernetzung mit anderen Kunden, um allfällige Fehler und Fallstricke auf dem Weg zu einem digitalisierten Einkauf von Anfang an zu vermeiden. Das begann mit einer Evaluierung der Benefits, die sich woanders schon in der Praxis realisieren haben lassen, und reichte bis zum tatsächlichen Aufwand, der für ein derartiges Projekt unter dem Strich nötig ist. Ein Thema, das oftmals unterschätzt wird, vor allem, wenn es um den Aufwand der anderen geht, also zum Beispiel der internen User aus den anderen Abteilungen. „Die Gefahr bestand bei RHI Magnesita allerdings nicht“, sagt Viehweger. „Da bei uns sich ja nicht nur der Einkauf, sondern das gesamte Unternehmen digitalisiert, laufen viele IT-Projekte gleichzeitig. Da ist man gewohnt, immer ein Auge darauf zu haben, dass ausreichende Ressourcen vorhanden sind. Und dafür gibt es auch schon quer durch das Unternehmen ein entsprechendes Mindset.

Die Herausforderung bestand und besteht für uns eher darin, genügend eigene Kapazitäten im Purchasing-Bereich für die Umsetzung frei zu machen, um nicht mit anderen Prioritäten in Konflikt zu geraten.

Denn mit ein paar Clicks ist es wie gesagt bei solch einer Umstellung nie getan, auch mit dem besten neuen Tool nicht.“

Experience als Schlüssel zur schnellen User-Akzeptanz

Derzeit wird dieses neue Tool, also SAP Ariba, als Procurement-System in Europa auf eine stabile Basis gestellt, im zweiten Halbjahr 2021 soll die Einkaufs-Digitalisierung dann auch auf die anderen Regionen ausgeweitet werden. Und auch dahinter steckt eine Menge Aufwand. Denn die Covid-bedingten Reisebeschränkungen machen es nötig, die komplette Einschulung online zu machen … etwas, was auch beim internationalen Player RHI Magnesita nicht alltäglich ist. Vor allem, wenn es zugleich sicherzustellen gilt, dass die User in sämtlichen Werken ein entsprechendes Training im Umgang mit einem neuen System bekommen, und ihnen dabei auch die nötige Experience geboten wird.

„Gerade die Experience ist ein Nutzen, der für die User dann allerdings auch sehr rasch greifbar wird",

weiß Robert Fessler: „Zum Beispiel, dass sich immer wiederkehrende Tätigkeiten mit SAP Ariba automatisieren lassen, sodass wertvolle Ressourcen nicht vergeudet werden. Wenn ein Mitarbeiter etwa ein neues Ladekabel für sein Tablet benötigt, ist es nicht wirklich sinnvoll, diese Anschaffung erst von einem Abteilungsleiter und vielleicht noch von dessen Vorgesetzten und von der Finance abzeichnen zu lassen, bevor dann ein Einkaufsmitarbeiter die Bestellung tatsächlich durchführt. Die Arbeitszeit, die in einen solchen Prozess fließt, kostet ein Vielfaches von dem, was das benötigte Kabel tatsächlich wert ist.“

Mit einem intelligenten Einkaufssystem wie SAP Ariba im Hintergrund lässt sich schon im Voraus definieren, welche Anschaffungen zu welchen Konditionen durchzuführen sind. Etwa, dass ein Mitarbeiter, der ein bestimmtes Ersatzteil benötigt, in einem vordefinierten Supplier Shop den Einkauf selbstständig durchführen kann. Und zwar mit ein paar Clicks und derselben User-Freundlichkeit, wie man sie aus dem Privatleben von Amazon und Co. gewohnt ist. Und dafür, dass auch für die Mitarbeiter im Controlling das Leben leichter wird, sorgen intelligente Algorithmen, die in jedem Fall die Plausibilität eines Einkaufs überprüfen und im Zweifelsfall Alarm schlagen.

Paradigmenwechsel bei der Rolle des Einkaufs

Dieses „leichter machen“ des Arbeitsalltags der internen Kunden ist ein wichtiger Faktor, mit dem sich, gestützt auf SAP Ariba, gleich am ersten Teilstück des Weges zum digitalen Einkauf mit Akzeptanz und Effizienz punkten lässt. Der Purchasing-Organisation selbst liefert das System jedoch noch sehr viel mehr an Unterstützung, nämlich einen Hebel für einen echten Paradigmenwandel, der dort gerade stattfindet.

„Das Bild des Einkäufers ändert sich grundlegend, es zeigt nicht mehr den knallharten Verhandler, der um jeden Cent feilscht, sondern einen Menschen, der partnerschaftliche Beziehungen zu anderen Firmen aufbaut“,

ist Christian Viehweger überzeugt. „Dadurch kann er letztendlich auch selbst Einfluss auf die Produkte seines Unternehmens nehmen, und dadurch schließlich auch auf die Kunden. Sein strategischer Stellenwert rückt auf eine neue Ebene vor.“

Damit ändern sich auch die Anforderungen an die Mitarbeiter und deren Qualifikation im Einkauf massiv. War früher vor allem Verhandlungsgeschick ein Erfolgskriterium, sind jetzt Mitarbeiter im Vorteil, die mit den neuen Technologien nicht nur umgehen können, sondern auch erkennen, welchen zusätzlichen Nutzen man damit generieren kann. „Es geht um Purchasing Intelligence“, bringt es der Senior Vice President auf den Punkt. „Und aus einer Plattform wie Ariba lässt sich eine Menge Intelligenz beziehen.“

Von Uwe Fischer; Fotos: RHI Magnesita, SAP