S/4HANA: Wenn eine Migration zur großen Chance wird



Das Business von AGRANA ist komplex, mit unterschiedlichsten Anforderungen. Für den langjährigen CIO Ralf Peters braucht es da Agilität und eine intelligente IT-Basis als Enabler.



Bei vielen von uns ist AGRANA am Frühstückstisch mit dabei. Als Wiener Zucker. Das ist aber nur ein Teil des heimischen Nahrungsmittel- und Industriegüterkonzerns mit Sitz in Wien. Neben der Zucker- und Stärkeerzeugung ist man vor allem in der Frucht- und Fruchtkonzentratproduktion weltweit tätig. Geschäftsbereiche, die zum Teil nach sehr unterschiedlichen Parametern ablaufen. Gemeinsam haben sie allerdings eines: Neue Business-Anforderungen müssen rasch abgedeckt werden.


Das macht das Ganze komplex, vor allem für die IT-Organisation für die heißt das unter anderem fünf ERP-Systeme zu betreuen. „Die Zuckerproduktion beispielsweise ist ein Kampagnengeschäft und lebt davon, dass das System drei Monate lang nicht eine Mikrosekunde ausfallen darf … und daher in dieser Zeit auch nicht gewartet werden kann“, sagt Ralf Peters. „Dafür gibt es dann längere Pausen, in denen sich Optimierungen vornehmen lassen. In der Frucht- und Fruchtsäfteaufbereitung, dem größten Geschäftsfeld, ist es hingegen notwendig, das weltweite System permanent anzupassen, ohne dass es einen längeren Stillstand geben darf. Dazu kommen noch drei ERP-Systeme für zentrale Prozesse von Finance bis HR.“


Für Peters waren das letzte Jahr und die letzten Monate besonders spannend. Denn nach 14 Jahren galt es dieses Frühjahr, seine Agenden als CIO des AGRANA-Konzerns an die nächste Generation zu übergebenund damit auch die Basis für die Aufstellung in der digitalen Ära zu liefern. Und das gleich bei einer Reihe spannender Themen und Projekte. Ein ganz zentrales ist dabei die umfassende Umstellung der ERP-Systeme. Dafür soll S/4HANA die Basis bieten. Kaum ein heimischer CIO hat dazu solch hochkarätige Expertise zu bieten wie Ralf Peters.


Vor fünf Jahren hat man sich dazu die ersten Gedanken gemacht, Heuer hat man die Umsetzung gestartet und noch dieses Jahr soll die Migration aller fünf ERP-Systeme auf das neue intelligente System abgeschlossen werden.


Herr Peters, wie geht man in solch einem komplexen Szenario an eine zentrale Migration wie die auf S/4HANA heran?


Gestartet haben wir mit der Umstellung unseres Finance-Systems. Die Idee und das Konzept dahinter sind allerdings bei allen unseren ERP-Systemen die gleichen: Uns war klar, dass die Digitalisierung – mit oder ohne Umstellung – voranschreitet und wir sie auch vorantreiben müssen. Und mit „wir“ sind alle Divisions und Abteilungen im gesamten Unternehmen gemeint. Dort müssen die Innovationen umgesetzt und gelebt werden.

Natürlich kommt der Impuls dazu aus dem Top Management, also quasi vom Kopf her, aber eine echte Digitalisierung kann nicht von oben verordnet werden. Die Effekte müssen letztlich überall, in allen Fingerspitzen, stattfinden.

Deshalb müssen auch die Ideen für Innovationen aus dem Business kommen. Wie können wir unsere Geschäftsprozesse neu und vielleicht da und dort auch komplett anders denken? Wie können wir unsere Finanzprozesse noch AGRANA-gerechter aufstellen? Wie können wir unsere Einkaufsprozesse optimieren? Diese Anforderungen muss und kann man aber nicht schon im Vorfeld einer Umstellung bis ins kleinste Detail planen. Die Zeit von riesigen Projekten, die von oben auf dem Reißbrett aufgesetzt werden, ist vorbei. Jetzt ist es entscheidend, kleine Dinge sehr agil und schnell umzusetzen … und zwar laufend.


Welche Ziele und Erwartungen lassen sich dann beim Start definieren?

Als IT gilt es vor allem einmal, für eine solide Basis zu sorgen, auf der wir dann aufsetzen und sehr schnell und agil reagieren können, damit die Leute in den Divisions ihre Ideen auch tatsächlich in die Praxis umsetzen können. Sonst wird man die Digitalisierung nicht wirklich hinbekommen. Wir haben also, wenn man so will, einen Parallelweg eingeschlagen: Während wir auf der einen Seite noch allfällige Möglichkeiten ausloten, wie die Prozesse und die Arbeit in welchen Abteilungen optimiert werden könnten, bauen wir auf der anderen Seite bereits mit S/4HANA die IT-Infrastruktur auf, in der wir diese Ideen dann gleich richtig umsetzen können – mit allen Funktionalitäten, die sich hier bieten. Und wir sehen uns, gemeinsam mit dem Business, genau die Potenziale an, die man in den einzelnen Bereichen mit S/4HANA nutzen kann. Im Finance-Bereich etwa steckt in der Zeitspanne zwischen Verrechnung und dem Zeitpunkt, wann das Geld dann tatsächlich auf dem Konto ist, ganz erhebliches Potenzial.


Wie kann man diese vielfältigen Potenziale, die solch ein umfassendes System wie S/4HANA bringt, evaluieren?


Im Rahmen von S/4HANA Move und dem Adoption Starter Engagement Programm liefert SAP hier wirklich eine Riesenpalette an Unterstützung für den Umstieg auf ein intelligentes ERP. Das beginnt eben schon beim Erkennen und Bewerten von Use Cases in Form von Expertenanleitungen und Entscheidungshilfen, von Business Scenario Recommendations über Readiness Checks bis zu Transformation Navigators. Hier ist auch einiges an Input der DSAG, der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe, eingeflossen ich konnte mich gemeinsam mit einer Reihe von Kollegen dabei auch selbst einbringen. Deshalb finde ich es auch schade, dass viele Leute gar nicht wissen, was ihnen hier alles zur Verfügung steht. Zum Beispiel eine Spielwiese, um die Möglichkeiten von S/4HANA quasi auf spielerische Weise zu erforschen. Ein Projektbegleitungstool, mit dem man die einzelnen Schritte der Migration abbilden kann. Und auch die Möglichkeit, mit Unterstützung der SAP-Experten zu identifizieren, welches der 400 Service-Modelle inklusive Support-Verträgen für die eigene Kundensituation passt. Es lohnt wirklich, sich damit ernsthaft und eingehend zu befassen.

Zugleich erhält man mit dem Adoption Starter Engagement auch Zugang zu einem riesigen Netzwerk, in dem man mit anderen SAP-Kunden Erfahrungen und Ideen austauschen kann. Unabhängig, in welchem Stadium sich die eigene Migration befindet. Es ist wirklich begeisternd, wie hier Leute aus verschiedensten Unternehmen Dinge gemeinsam erarbeiten.

Und das liefert zugleich auch eine sehr gute Basis, um mit den Implementierungspartnern auf Augenhöhe reden zu können.


Lassen sich diese Potenziale und positiven Effekte des S/4HANA-Systems auch den KollegInnen aus dem Business klarmachen, zum Beispiel mit Quick Wins?


Gerade den KollegInnen aus dem Finanzwesen, mit denen wir gestartet haben, hängt oft der Ruf nach, auf ihre altbewährte Welt zu beharren, aber das ist in Wirklichkeit nicht der Fall. Unsere Finanzler waren etwa von der modernen Benutzeroberfläche von SAP Fiori extrem begeistert … und von dem Umstand, dass Funktionen, für die es bisher drei Schritte brauchte, nun mit einem Button abgerufen werden können. Natürlich tun sich die User oft schwer, Benutzeroberfläche und Funktionalität auseinanderzuhalten. Dass hinter dem einen Knopf komplexe Funktionen ablaufen, bis hin zu Planungen in der Cloud, die S/4HANA ermöglicht, ist ihnen zumeist nicht bewusst. Aber das muss es ja auch nicht. Es kommt darauf an, dass die AnwenderInnen sich damit wohlfühlen und effizient arbeiten können.


Viele IT-Verantwortliche beschäftigen sich gerade mit einer Migration auf S/4HANA. Welche Learnings können sie denen mitgeben?


Beim Umstieg auf ein neues System steht für viele IT-Manager die Funktionalität im Vordergrund. Kann das neue System alles, was das alte konnte? Vor allem, wenn das bestehende System mit eigenen Programmen und Applikationen ergänzt wurde, um bestimmte Anforderungen abzudecken. Moderne Systeme wie S/4HANA bieten aber schon von Haus aus praktisch alle Funktionen, die man braucht … und dazu noch viel mehr Optionen.

Deshalb ist aus meiner Sicht auch die ganze Diskussion, ob man einen Greenfield- oder einen Brownfield-Ansatz fährt, nicht so maßgeblich. Die wirklichen Herausforderungen sind die gleichen ... und die liegen nicht in den Systemen.

Sondern?


Man sollte sich bei einer Migration viel mehr Gedanken um seine Stamm- und Bewegungsdaten, machen, denn dort liegt die eigentliche Handarbeit … um sie auf ein sinnvolles Maß zu reduzieren und zu konsolidieren. Umso mehr als heute auch Umstrukturierungen von Daten an der Tagesordnung sind. Und neben den Daten sind es vor allem die eigenen Geschäftsprozesse, über die es sich bei einer Migration Gedanken zu machen gilt. Dafür liefern Funktionalitäten, wie sie S/4HANA bietet, auch vielfältige Anregungen: Wie weit nutze ich zum Beispiel die möglichen Business-Partner-Konzepte? Macht es Sinn für mich, diese Reise mitzumachen? Der wichtigste Punkt aus meiner Sicht ist, die Chancen zu erkennen, die eine umfassende Migration mit sich mitbringt.


Für viele ist eine umfassende Migration vor allem eine Herausforderung. Worin liegen aus Ihrer Sicht die Chancen?


Vor allem darin, dass solche Migrationen die Gelegenheit und zugleich die Notwendigkeit zum Nachdenken schaffen. Im Sinn der Digitalisierung generell: Wie sind die bestehenden Dinge und warum sind sie so?

Im Geschäftsalltag ärgert man sich vielleicht hie und da darüber, wie die Dinge sind, stellt sie aber meist nicht wirklich in Frage. Genau dieses Hinterfragen ist bei einer Umstellung jedoch notwendig.

Viele Leute sprechen von einem lästigen Aufwand, ich sehe das anders: Die Migration auf S/4HANA brachte für uns schon bei der Vorbereitung wertvollen Impact und viele, positive Seiteneffekte. Natürlich kann man deshalb nicht alle zwei Jahre eine große Umstellung starten. Was aber immer wichtiger und entscheidender wird, ist eine laufende Anpassung als kontinuierlicher Prozess – mit einer IT-Basis, die das möglich macht.


Für ein permanentes Umstellen braucht es allerdings auch die anderen Abteilungen und das Business. Wie leicht lassen sich die dafür gewinnen?


Ohne enges Zusammenspiel mit dem Business funktioniert das natürlich nicht, genauso wenig wie Digitalisierung generell. Bei uns ist dieses Zusammenspiel schon aus unserer Komplexität heraus sehr eng, damit sich die Systeme in den Divisions nicht zu sehr auseinander entwickeln, und damit der Wartungs- und Supportaufwand effizient gehalten werden kann. Wir haben auch eine eigene Business Prozess Organisation, die sozusagen eine permanente Erneuerung treibt und lebt, und in der sich Leute aus der IT und dem Business gemeinsam überlegen, in welche Richtung wir gehen wollen, und welche Abläufe dazu über die diversen Systeme hinweg geändert werden müssten.

Wir haben damit den Aha-Effekt, der bei diversen Umstellungen immer wieder auftritt, zum kontinuierlichen Prozess gemacht. Wir schrauben quasi das ganze Jahr an den Systemen herum. Nicht um des Schraubens willen, sondern, um den Leuten aus dem operativen Geschäft die Möglichkeit zu bieten, ihre Ideen und Innovationen umzusetzen.

Gerade beim Umstieg auf S/4HANA ziehen sich die Effekte für das Business, Prozesse zu optimieren, durch das ganze Unternehmen, von Finance und Controlling über den Einkauf bis zum Vertrieb. Und genau das ist die Basis dafür, wie heute Change funktionieren muss.

Nicht mehr auf die klassische Weise, wo jemand im Zentrum steht und drei Ziele formuliert. Sondern agil an vielen Punkten in allen Bereichen eines Unternehmens.




Von Frantisek Prohaska; Fotos: Ines Thomsen