Bislang galt Lizenzmanagement als Hemmfaktor: Komplex, sperrig, starr. Roland Kremnitzer bietet mit seiner Firma maxisystems nun ein Service-Modell, das neue Flexibilität ermöglicht.
Den Anstoß lieferte ein Kunde – wohl das Beste, was einem für die Entwicklung eines neuen Service passieren kann. Bei einem Design-Thinking-Projekt sagte der nämlich, als es um die Realisierung von Innovationen, ging: „Ich kann fast alles als Service beziehen, Software, Infrastruktur … nur die Lizenzen nicht.“
Seit etwas mehr als einem Jahr bietet Roland Kremnitzer mit seinem Unternehmen maxisystems genau das: Lizenzenzierung-as-a-Service, zumindest für eine ganze Reihe von Software-Produkten. Der Fokus liegt dabei auf Microsoft, aber auch VMware, Citrix, Veeam und diverse andere Softwarehersteller hat man im Portfolio. Davor hatte sich Kremnitzer schon 10 Jahre lang intensiv mit Lizenzierung beschäftigt. Als Consultant für dieses Thema bei großen Systemhäusern und Software-Anbietern. Und auch schon mit einer eigenen Firma, die Individual-Software entwickelte. Die hieß damals Maxisoft, zum einen, weil „es Microsoft schon gab“ und weil der Scope der Themenbereiche, von Point of Sale bis zu Controlling immer größer wurde, aber vor allem, weil 2007 Sohn Maximilian geboren wurde.
Die Firma wurde zwar an einen Investor verkauft, den Brand behielt Roland Kremnitzer jedoch … für ein künftiges Projekt. Eines, wo ein maximaler und übergreifender Ansatz gefragt war. So wie das beim Gesamtkonzept Lizenzierung als Service-Modell dann auch der Fall war. Und wie es heute das Kerngeschäft der 2018 gegründeten maxisystems und der 12 Mitarbeiter mit Sitz im steirischen Dekantskirchen ist.
Flexibilität ist gefragt – in alle Richtungen
Die Idee: Den Kunden soll endlich auch bei den Lizenzen die nötige Flexibilität ermöglicht werden, die sie für das vielfach geforderte dynamische Business brauchen. Und zwar eine echte Flexibilität, die in beide Richtungen gehen kann, rauf genauso wie runter. Bei der es auch möglich ist, einmal von 1.500 auf 750
IT-Arbeitsplätze runterzufahren, wenn
das Business gerade keine Spitzen hat.
„Der Normalfall ist, dass die Kunden ab 500 IT-Arbeitsplätzen aufwärts ein Enterprise Agreement haben, bei dem sie einmal im Jahr ihre Lizenzen vermessen und eine Meldung machen müssen,“ kennt Roland Kremnitzer die Praxis. Aus seiner Sicht geraten die Kunden damit in einen Standardisierungszwang ... und genau von dem gilt es die Kunden zu befreien:
„Die Kunden wollen und müssen heute flexibel in verschiedene Richtungen gehen: Mit On-Premise-Lösungen, mit reinen Cloud Services und mit Hybrid-Szenarien.
Und für all diese Wege müssen die Türen offen sein und dürfen nicht durch Lizenzverträge eingeschränkt zugänglich oder versperrt sein.“
Anstelle der jährlichen Lizenz-Vermessung liefert maxisystems einen monatlichen Report. Angelehnt an ISO19770 kommen die Informationen dafür aus einem Asset Management Tool, das die Landschaft permanent misst und bieten einen Überblick über die aktuellen User-Zahlen, die User-Profile und eine Zuordnung der User in Länder, Business Units, Abteilungen und Kostenstellen, etwa um die interne Weiterverrechnung möglich und transparent zu machen. Das ist aber nur die Informations- und Entscheidungsbasis, der erste Schritt für eine neue Qualität von Flexibilität. Und für Handlungsempfehlungen wie etwa eine Software zu deinstallieren, weil sie kaum genutzt wird, um die tatsächlichen Lizenzbedarfe durch bereits vorhandene Lizenzen zu decken.
Tatsächlich möglich wird die neue Flexibilität erst dadurch, dass man auf Erkenntnisse wie diese auch rasch reagieren kann … und dass die Lizenzverträge das erlauben. Und zwar laufend. Und genau das ist der USP von Lizenzenzierung-as-a-Service, wie es maxisystems bietet: Als Partner in Sachen Lizenzierung kauft man die Lizenzen im Namen des Kunden, egal ob on premise oder aus der Cloud, übernimmt die gesamte Koordination mit dem Hersteller und im Falle des Falles auch die Abwicklung eines etwaigen Audits und holt vor allem für die gesamte Bandbreite der Lizenzrechte die größtmögliche Flexibilität für den Kunden heraus, ohne dass der sich um das äußerst komplexe Thema Lizenzmanagement und um die nicht immer leicht überschaubaren Lizenzregeln kümmern muss.
Spezial-Know-how schafft auch bei großen Herstellern Handlungsspielraum
Möglich wird das durch das tiefe Experten-Know-how, das Roland Kremnitzer und sein Team über Jahre hinweg gesammelt haben und laufend auf neuestem Stand halten: „Natürlich sind die großen Hersteller nicht gerade flexibel, schon gar nicht, wenn es um Standardverträge geht.
Aber wenn man sich mit dem nötigen Wissen und der nötigen Praxis-Kenntnis mit den Nutzungsbedingungen in den Standardverträgen intensiv befasst, findet man genügend Raum und Potenzial, sie im Sinne des Kunden zu interpretieren und zu nutzen.
Und zwar so, dass man auf der sicheren Seite ist.“
Dieses spezifische Wissen lässt man bei maxisystems in Entscheidungsprozesse und Algorithmen einfließen, die so immer ausgereifter werden. Vieles funktioniert automatisiert – das Auslesen der Informationen, die von den Asset Management Tools geliefert werden, der Abgleich mit dem Lizenzbestand und die Identifizierung von Handlungsfeldern. Die letzte Interpretation und die strategischen Entscheidungen finden jedoch in den Köpfen der menschlichen Wissensträger statt Und das funktioniert offenbar.
Nicht umsonst übernimmt man als kleines Unternehmen das komplette rechtliche Risiko für den Kunden. Weil sich das minimieren lässt, wenn man es permanent macht und zwar richtig.
Und das ist der dritte große Benefit, den die Kunden neben der Flexibilität für ihr Business und neben dem Auslagern des sperrigen Themas Lizenzmanagement in die Hand bekommen: Sicherheit. Zwar wird der Vertrag zwischen den Herstellern und den Endkunden als Lizenznehmer geschlossen, weil das bei den meisten Vendors formal nicht anders möglich ist. Im Vertragsverhältnis mit den Kunden verpflichtet sich maxisystems jedoch sie im Anlassfall schad- und klaglos zu halten.
Ausjudizieren hat man allerdings noch nie etwas müssen und das bei einer Vielzahl von völlig unterschiedlichen Kundenszenarien und -größen. „Die Bandbreite bei unseren Kunden reicht vom heimischen KMU mit 200 IT-Usern bis zum deutschen Konzern mit 18.000 IT-Usern“, erzählt Roland Kremnitzer. „Und unabhängig von der Größe wird dabei ein großer Teil der IT-Arbeitsplätze in der ganzen Welt verwaltet, weil unsere Kunden in hohem Maß international agieren.“
Starke Partner ermöglichen auch attraktive Preis- und Verrechnungsmodelle
Dafür, dass man neben dem Know-how und dem As-a-Service-Modell auch mit einer attraktiven Preispolitik und einem monatlichen Verrechnungsmodell punkten kann, sorgen Kooperationen, beispielsweise die enge Partnerschaft mit Ingram Micro. Dies ermöglicht nicht nur die entsprechenden Konditionen, um auch mit großen Marktbegleitern mithalten zu können, sondern deckt auch auch den First Level Support ab.
Auf einen Click lässt sich allerdings auch die größte Flexibilität nicht bestellen ... nicht bei einem Thema wie Lizenzmanagement. Dafür bedarf es gründlicher Vorarbeit. Je nachdem, ob es schon eine Baseline wie etwa eine aktuelle Lizenz-Überprüfung gibt, auf die sich aufbauen läßt, rät Kremnitzer dazu, ein bis fünf Monate Vorlaufzeit einzuplanen:
„Nach dem ersten Gespräch lässt sich eine Preisindikation liefern, aber kein definitives Angebot. Weil wir uns zunächst ein umfassendes und zugleich sehr genaues Gesamtbild über den Ist-Zustand erarbeiten müssen.
Dazu müssen wir aber nicht gleich aufwendig Analyse-Tools implementieren, sondern schauen uns auf Basis eines Letters of Intent per Script im Detail an, welche Software es im Unternehmen gibt ...
... und machen natürlich auch eine Hardware-Inventur, um die diversen Lizenzmetriken abzubilden.“
Weil es eben nicht darum geht, den sperrigen Hemmfaktor Lizenzmanagement einfach wieder für ein Jahr abzuhaken, sondern darum, ihn in einen starken Hebel zu verwandeln, der das ganze Unternehmen und sein Kerngeschäft viel flexibler macht. „maxi“ flexibel.
Von Frantisek Prohaska; Fotos: Lisa Resatz