Die Migration von Cloud Services ist nicht trivial. Da braucht es eine Menge Erfahrung, wie die Experten von Axians ICT Austria wissen, … und starke Partner wie Ingram Micro Cloud.
Eine Quizfrage: Welcher Begriff fehlt in den folgenden, zuletzt häufig gehörten, Sätzen?
„Es war sehr hilfreich, dass wir gerade … eingeführt hatten. Unser geplanter Rollout von … ist dadurch massiv beschleunigt worden.“
Wissen Sie es? Richtig – der fehlende Begriff ist Microsoft 365. Er ist das Paradebeispiel für den Triumphzug vom skeptisch beäugten Buzzword zum Problemlöser und zur Basis für – fast – alle (Arbeits-)Lebenslagen, den die Cloud Services spätestens in diesem Jahr geschafft haben. Ganz besonders überall dort, wo es um interne Kommunikation und Collaboration im Daily Business geht.
Manchmal kommt man allerdings an einen Punkt, der für die meisten Unternehmen gar nicht zum täglichen Geschäft gehört. Dann, nämlich, wenn ein Merger oder eine Akquisition ansteht … und klar wird, dass es dann auch in der Cloud nicht ganz so unproblematisch läuft wie an „normalen“ Tagen. Und an solche Punkte kommen Unternehmen immer öfter, auch die nicht ganz so großen und nicht ganz so internationalen Player.
„Die Entwicklung der M&As, auch im KMU-Bereich, nahm schon in den letzten Jahren stark zu, durch Covid wurde sie massiv beschleunigt“, beobachten die Cloud-Experten René Niederhuber und Martin Zach. Sie sind bei Axians ICT Austria, einem der führenden heimischen Cloud-Integratoren, für die Bereiche Sales Microsoft Solutions beziehungsweise Cloud Transformation Services verantwortlich: „Weil gerade im KMU-Bereich jetzt viele Unternehmen aufgesplittet oder verkauft, Bereiche ausgelagert und Standorte geschlossen werden. Und zwar in alle Richtungen – auch heimische Firmen sind hier sehr aktiv und kaufen beispielsweise auch internationale Unternehmen oder Unternehmensteile auf."
Zugleich werden, nicht zuletzt durch den Trend zu Home Office und Remote Work, immer mehr Daten, Features und Prozesse in die Cloud Services hineingepackt. Und das macht die Kombination M&A und Cloud zu einer komplexen Angelegenheit.
Was macht Cloud-Dienste bei Mergers & Acquisitions zu einer besonderen Herausforderung?
Niederhuber: Auch wenn die IT früh eingebunden ist, liegt der Fokus im Vorfeld in erster Linie meist auf den großen geschäftsrelevanten Themen wie der Migration des ERP-Systems, des CRM-Systems oder von Bestellsystemen. Typische IT-Aspekte wie Windows-Domänen und E-Mail werden zumeist quasi als Basics gesehen.
Mit der Zunahme von Cloud Services werden diese Basics jedoch durchaus komplex und können sich in der praktischen Umsetzung als echte Fallstricke entpuppen.
Was sind die wichtigsten Fallstricke, die man im Auge haben muss?
Niederhuber: Auch wenn bereits alles in der Cloud liegt, und auch wieder in der Cloud landen soll, müssen die Daten übertragen werden. Und da geht es oft um wirklich große Datenmengen. So hat bei Microsoft 365 jeder User standardmäßig 100 Gigabyte Speicher für E-Mails und ein Terabyte auf OneDrive für verschiedene andere Daten. Wenn man das mit der Anzahl der Benutzer in einem Unternehmen multipliziert, kommt man auf ein extrem hohes Datenvolumen … und dabei sind die Daten von MS Teams noch gar nicht berücksichtigt.
Zach: Da der Speicherplatz in der Microsoft Cloud in den Arbeitsplatz-Lizenzen inkludiert ist, fallen für das Unternehmen auch keine Kosten dafür an. Deshalb hat die IT-Abteilung häufig auch nicht mehr so das Gesamtdatenvolumen im Auge wie früher, als alle Daten on premise gespeichert wurden. Bei einem Merger wird dann aber das Speichervolumen sehr wohl relevant, denn all diese Daten müssen von einem Tenant – also von einem Mandanten in der Cloud – auf einen anderen verschoben werden. Je nach Unternehmensgröße kann das mehrere Monate dauern, und man muss mehrere Migrationsprozesse parallel einsetzen, was wiederum die Kosten in die Höhe treibt.
Neben den technischen Fallstricken gibt es bei einem Merger üblicherweise auch eine ganze Menge organisatorische und zeitliche Hürden – gibt es die auch in Sachen Cloud?
Zach: Absolut. Deshalb ist es sehr wichtig, schon im Vorfeld eines Mergers oder einer Übernahme die allfälligen Knackpunkte und potenziellen Fallstricke, nicht nur technischer, sondern auch organisatorischer Natur, möglichst frühzeitig zu identifizieren und abzuklären, um dann nicht von Problemen überrascht zu werden. Und auch um den zeitlichen und finanziellen Gesamtaufwand realistisch abschätzen zu können.
Auch das Architekturbild, das man aus den Projektbesprechungen entwickelt, gilt es auf jeden Fall mit der Realität abzugleichen.
Gerade bei Mergers kommt es nämlich nicht selten vor, dass die Wirklichkeit etwas anders aussieht, als man zunächst angenommen hat.
Inwieweit können da auch etwaige unterschiedliche Interessen des Käufers und des Verkäufers zu Problemen werden?
Niederhuber: Natürlich müssen sich die beiden Seiten bei einem Merger oder einer Übernahme auf die Rahmenbedingungen und die Vorgangsweise einigen … auch in Form eines offiziellen Konzeptpapiers. Darin sind dann beispielsweise auch die Zugriffsrechte genau geregelt, damit nicht plötzlich mitten in der Migration der Zugriff auf ein bestimmtes Segment verweigert wird. Trotzdem werden in der Regel konträre Prioritäten gesetzt. Dem Verkäufer ist es im Normalfall nicht so wichtig, wie der neue Eigentümer die vorhandenen Daten in seine IT integriert, sondern in erster Linie, dass bei der Übertragung keine vertraulichen Informationen in falsche Hände geraten. Das kann aber bedeuten, dass wir, wenn wir solch ein Projekt begleiten, manchmal keine Administrator-Rechte erhalten, was das Ganze natürlich erheblich aufwendiger macht. Für den Käufer wiederum ist es umso wichtiger, dass der neue Bereich so schnell wie möglich vollständig eingegliedert wird, und ohne großartige Unterbrechung die Tätigkeit fortsetzen kann.
Zach: Manchmal – glücklicherweise nicht allzu oft – kann es auch passieren, dass die IT-Migration absichtlich verzögert wird, zum Beispiel wenn hohe Pönalzahlungen im Fall von Terminüberschreitungen vereinbart sind. Problematisch kann es auch bei internationalen Konzernen werden, in denen die IT als Kostenstelle einen Ertrag erwirtschaften muss. Wenn in solch einem Fall dann plötzlich ein paar tausend User wegfallen, reduziert sich auch der Ertrag, und da kann es schon hie und da vorkommen, dass man den Migrationsprozess hinauszögert. Bei KMUs dagegen wollen meist beide Seiten eigentlich das Geschäft so schnell wie möglich über die Bühne bringen. Hier bestehen die Knackpunkte dann eher darin, dass man den anderen nicht so gerne in das eigene Business hineinschauen lässt.
Welche Hilfestellung beziehungsweise Tools gibt es von Microsoft & Co., also von der Seite der Cloud Provider und Vendors für eine Migration?
Niederhuber: Auch wenn das jetzt für manchen überraschend klingt, Microsoft zum Beispiel bietet selbst keine Werkzeuge an, um verschiedene Tenants zusammenzuführen. Dazu muss man auf Tools von Drittanbietern zurückgreifen.
Und da ist es eine echte Herausforderung, für jedes Thema das richtige Werkzeug zu finden.
Es gibt viele Tools, die beispielsweise die Migration von OneDrive und Kalendern gut abdecken, bei denen es jedoch aufwendig wird, wenn wir dann in den SharePoint-Bereich kommen, wo das Intranet läuft und wo diverse Teams-Seiten liegen. Das bei einer Umstellung herauszufinden, kann beträchtliche Ressourcen an Zeit, Aufwand und Geld kosten. Wir tun uns da natürlich leichter. Zum einen können wir uns beim Finden und Beschaffen der richtigen Tools auf starke Logistik-Partner wie Ingram Micro Cloud, mit ihren Strukturen und Ihrem Know-how, stützen. Und zum anderen können wir natürlich unsere langjährige Erfahrung aus einer Vielzahl von Projekten einbringen.
Zach: Wir haben gelernt. wie man ein Werkzeug optimal konfiguriert, und wie sich die Zeitaufwände für bestimmte Aufgaben extrem optimieren lassen, indem man beispielsweise mit automatisierten Skripts arbeitet.
Wenn man einige hundert User an einem Wochenende zu migrieren hat, ist der Zeitfaktor natürlich ganz entscheidend.
Es geht dabei auch nicht nur um das Zusammenführen von E-Mails – die Microsoft Cloud umfasst ja wesentlich mehr Services. In MS Teams etwa werden Projekte geplant, es werden Unmengen von Daten dort abgelegt, auf OneDrive werden jede Menge persönliche Daten der Benutzer gespeichert. Und die Projekte werden in Zukunft immer komplexer werden, eine Entwicklung, die natürlich auch durch Corona massiv beschleunigt wurde. Bisher wurden vor allem Exchange Online und OneDrive genutzt, jetzt startet MS Teams so richtig durch, wie ich es seit Outlook vor 20 Jahren bei keinem anderen Microsoft-Produkt erlebt habe. Die Akzeptanz von MS Teams ist bei den Benutzern extrem hoch, und mit der Nutzung von Planner, OneNote, gemeinsam genutzten Dateien, und was sonst noch alles in Teams integriert ist und in Zukunft noch dazu kommen wird, wird es auch immer schwieriger, all das im Nachhinein wieder zu entwirren.
Das heißt, auch eine sogenannte E-Mail-Migration wird zu einem komplexen Projekt, in dem immer mehr Informationen stecken und transferiert werden?
Niederhuber: Und zwar komplex in unterschiedlichsten Aspekten. Ein Thema, bei dem die meisten Kunden bei einer Migration auf Unterstützung angewiesen sind, sind die Lizenzen:
Microsoft bietet eine Vielzahl unterschiedlicher Lizenzmodelle an – für den Normalverbraucher ist es nur schwer zu durchschauen, welches Paket für ihn das richtige ist.
Diese Erkenntnis ist nicht neu, aber auch das wird aktuell durch den Trend zum Home Office komplexer. Da braucht es zumeist eine Bedarfsanalyse, um die tatsächlichen Bedürfnisse und Anforderungen einschätzen, und um ein darauf zugeschnittenes Lizenzpaket schnüren zu können. Bei diesem Thema können wir vor allem durch die enge Zusammenarbeit mit Ingram Micro Cloud den Kunden wirklichen Mehrwert bieten.
Zach: Und noch ein Umstand, der jetzt in diesem Jahr durch das verstärkte Home Office massiv an Bedeutung gewonnen hat:
Die Cloud Services bieten den Benutzern viele Möglichkeiten, ihre Arbeit einfacher und effizienter zu gestalten, aber zumeist sind die Mitarbeiter auf sich selbst beziehungsweise auf Tipps von Kollegen angewiesen,
wenn es darum geht, die neuen Features zu entdecken.
Diese Entwicklung hat schon in den letzten Jahren eingesetzt, beispielsweise wenn eine neue Office-Version ausgerollt wurde. Und heute gibt es kaum mehr ein Unternehmen, das seine Leute stundenlang in Schulungen setzt. Um den Anwendern das Leben etwas zu erleichtern, stellen wir den Benutzern nun kurze Videoclips zur Verfügung, durch die sie sich dann durchklicken können, wann immer sie Zeit und Lust haben.
Niederhuber: Gerade bei Mergers und Acquistions ist es entscheidend, dass auch jeder einzelne Mitarbeiter zufrieden ist. Eine Firmenübernahme stellt für die Menschen, die dort arbeiten, immer eine außerordentliche Belastung dar, da soll zumindest die IT nicht noch für zusätzlichen Stress sorgen, sondern die Mitarbeiter vor allem unterstützen.
Von Uwe Fischer; Fotos: Lisa Resatz
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