Der Weg führt in die Cloud … Stolperfallen inklusive



Die Expertise aus echten Cloud-Transformationen wie jene der Konzernmutter Roxcel und starke Partner wie Ingram Micro Cloud – diese Trümpfe bündelt ABAX zu kundenorientierten Lösungen.



„Im Grunde genommen bleibt einem heute gar nichts anderes übrig, als in die Cloud zu gehen“, sagt Roland Rollett, der Geschäftsführer der ABAX Informationstechnik GmbH. „Lokale Software-Installationen werden von den Herstellern immer weniger unterstützt, zahlreiche Funktionen sind in den On-Premise-Versionen nicht mehr verfügbar, Updates kommen später oder gar nicht, gleichzeitig gehen auch die Preise in die Höhe.“


Dieses Fazit gilt ganz besonders, wenn das Kerngeschäft ein sehr agiles ist … so wie das der ABAX-Konzernmutter Roxcel. Von der Unternehmenszentrale in Wien aus ist der internationale Papierkonzern in 35 Niederlassungen in der ganzen Welt tätig und dabei auch durch Akquisitionen dynamisch gewachsen.

„Der Papierhandel ist ein sehr sensibles Geschäft“, erzählt Andreas Dörfler, CEO der Roxcel Trading GmbH.

„Die Ware ist zum Teil lange auf Schiffen unterwegs, in dieser Zeitspanne zwischen der Bestellung und der Auslieferung und Bezahlung kann vieles passieren.“

So kann zum Beispiel ein Geschäftspartner in Konkurs gehen, während das Schiff noch unterwegs ist. Und auch die Währungsschwankungen, wenn zum Beispiel Ware aus Fernost in die USA geliefert werden soll, sind ein heikler Faktor, den es zu berücksichtigen gilt. „Informationen permanent zu aktualisieren und in unsere Geschäftsabläufe zu integrieren, ist also ein ganz wesentlicher Teil unseres Business“, macht der CEO klar … und stellt entsprechend hohe Anforderungen an die IT-Systeme des Unternehmens: „Sie müssen auch sehr branchenspezifische und auch solch komplexe Themen wie Kursprognosen hochgradig aktuell abbilden.“


IT-Systeme: Enabler oder Bremser für ein agiles Business?


Gewachsene Systemlandschaften können die dafür nötige Geschwindigkeit und Agilität kaum bieten, – die sind in der Regel nur in der Cloud zu finden, das steht für Mert Aktosun fest. Er ist System Engineer und Cloud Expert bei ABAX und kennt viele Kundenszenarien sehr genau. „In einem großen Unternehmen ist die IT oft über einige Jahrzehnte gewachsen und jeder Administrator, der im Laufe der Zeit dort gearbeitet hat, hat dem System seine eigene Handschrift aufgeprägt. Durch die unterschiedlichen Herangehensweisen der verschiedenen Personen wird die gesamte Infrastruktur sehr komplex, und das gesamte System wird immer schwieriger zu verwalten.“


Und auch immer teurer. Es braucht immer mehr Ressourcen um solch ein heterogenes System aufrecht zu erhalten … solange, bis es einfach weder sinnvoll noch finanzierbar wird. Aber es sind nicht nur die Kosten und der Wartungsaufwand, die das Beibehalten älterer Systeme unattraktiv machen: „Neue, junge Mitarbeiter können und wollen mit einer 20 Jahre alten Technologie einfach nichts mehr anfangen“, gibt Aktosun zu bedenken.


Ganz oder gar nicht: Nur da und dort etwas zu verbessern, bringt unterm Strich kaum etwas


Geschwindigkeit und Agilität sind die Grundlage, aber nicht die einzigen Faktoren für ein erfolgreiches Business Enabling durch die IT. So kann es zur besonderen Herausforderung werden, Cloud-Services zu finden, die branchenspezifische Themen auch inhaltlich adäquat abbilden. Trotzdem war es für das ABAX-Team rund um Roland Rollett klar, dass die Umstellung der Konzernmutter Roxcel auf die Cloud eine komplette sein und sensible Kern-Bereiche wie CRM oder ERP dabei integrieren muss. „Roxcel ist das beste Beispiel, dass heute Daten direkten Nutzen für das Geschäft bringen. Das tun sie nicht, wenn man sie in einem Silo einsperrt. Sie fließen entlang übergreifender Prozesse durch unterschiedlichste Systeme und werden an verschiedenen Stellen von verschiedenen Abteilungen und Rollen genutzt.

Deshalb bringt es nichts, nur einen Bereich herauszulösen und agiler zu machen. Das Gesamtsystem wird deshalb nicht schneller oder besser … und darauf kommt es an.“

Der vollständige Weg in die Cloud begann für Roxcel und deren IT-Tochter ABAX im ersten Step mit der Umstellung auf Microsoft Office 365. Der Switch des CRM und des ERP wurde als zweiter Step definiert, auch weil die Umstellung des selbst entwickelten Systems, das derzeit die Customer Relationship managt, auf die Cloud natürlich besonders sensibel ist.


Für das ABAX-Team liefert solch eine komplette IT-Transformation zugleich auch wertvolles Know-how und Erfahrungen, die man in andere Kundenprojekte einfließen lassen kann.

Eine der Kernherausforderungen war eine, die typisch für viele Unternehmen ist, besonders für solche, die dynamisch gewachsen sind: Im Laufe der Jahre hat sich in der IT-Infrastruktur die eine oder andere Insel gebildet.


Der Blick fürs große Ganze ... aber die Tücke steckt im Detail


„Manche User haben da ganz eigene Tools, die für ihre Arbeit tatsächlich unverzichtbar sind“, zeigt Mert Aktosun eine wichtige Erkenntnis auf.

„Deshalb muss gründlich getestet werden, ob auch diese Werkzeuge, die man anfangs vielleicht gar nicht so auf dem Radar hatte, in der neuen Umgebung reibungslos laufen.

Oder ob irgendwelche Anpassungen vorgenommen werden müssen.“


„Das Testen ist generell extrem wichtig“, betont auch Roland Rollett. „Wenn auch nur eine Kleinigkeit übersehen wird, kann das in ein Chaos ausarten. Ein auf den ersten Blick völlig unwichtiges Programm kann plötzlich zu einem Riesenproblem werden und das gesamte Projekt ins Wanken bringen.“


Eine andere gleichermaßen große wie typische Herausforderung bestand darin, dass der Betrieb der global aufgestellten Konzernmutter unterbrechungsfrei weiterlaufen musste. Global gesehen wird bei Roxcel rund um die Uhr gearbeitet – ein kompletter Stillstand auch nur für wenige Stunden ist undenkbar.

„Wir haben deshalb das neue System parallel zu der bestehenden Infrastruktur aufgebaut“, schildert Rollett die Herangehensweise. „Die Umstellung von Lotus Notes auf Exchange haben wir Benutzer für Benutzer durchgeführt – während der eine schon in der Cloud war, hat der nächste noch mit dem alten System gearbeitet. Durch eine entsprechende Verknüpfung der Domänen konnten dennoch alle auf dieselben Ressourcen zugreifen.“


Nicht nur technisch, sondern auch bei der Einschulung wurde individuell auf die einzelnen User eingegangen. Oft ist es bei solchen Umstellungen Usus, den Benutzern nur ein Manual virtuell in die Hand zu drücken, in dem sie selbst nachlesen können, wie sie ihre Daten sichern und die Software neu aufsetzen sollen. Die Projektmitarbeiter von ABAX hingegen stimmten bei der Aktualisierung von Windows 7 auf Windows 10 mit jedem Benutzer in einem eigenen Termin ab, was er oder sie benötigt. Dann wurden ebenfalls gemeinsam die Daten der jeweiligen User auf das neue System überspielt und der Arbeitsplatz so eingerichtet, dass er oder sie danach mit dem eigenen Rechner genauso wie bislang gewohnt weiterarbeiten konnte … nur eben mit einem anderen Betriebssystem im Hintergrund.


„Transparenz und Kommunikation mit den Usern sind die wichtigsten Faktoren, damit bei solch einer echten IT-Transformation wie einem kompletten Switch in die Cloud letztlich alles glatt läuft“,

ist Rollett überzeugt. „Sehr viel ist dabei unserem Helpdesk zu verdanken, der nicht, wie ein typischer Level-1-Support, Tickets abarbeitet, sondern sich das ganze Projekt hindurch individuell mit den Benutzern und ihren Problemen auseinandersetzt … und eigentlich die Rolle des internen Beraters und Partners einnimmt.“


Beraterrolle und Partner-Know-how


Genau diese Rolle als Berater und vor allem auch als Partner mit hohem Verständnis für das jeweilige Business und dessen Needs ist man bei ABAX natürlich auch bei den anderen Kundenprojekten bestens gewohnt. Und sie ist dort ganz besonders gefragt, wenn man als Cloud Solution Provider den Kunden aus einem umfangreichen Portfolio an Anwendungen gezielt Lösungen für ihre individuellen Anforderungen bieten will.


Die Expertise, die ABAX in komplexen Projekten wie der Umstellung von Roxcel in Richtung Cloud generiert, ist dabei nur ein Trumpf, den man einbringt. Der andere sind starke Partnerschaften. So wie jene mit dem führenden ITK Distributor Ingram Micro Cloud. Dessen Infrastruktur und Plattform nutzt man, um Microsoft Cloud Services extrem flexibel bereitstellen zu können … mit mandantenfähigen Tools und mit einer individuellen Benutzeroberfläche.

Das macht beispielsweise auch eine tagesaktuelle Verwaltung von Software-Lizenzen möglich – für Roland Rollett ein entscheidender Benefit: „Heute muss man sich ja auf der Suche nach dem jeweils am besten geeigneten Lizenzmodell durch einen Dschungel unterschiedlichster Angebote kämpfen. Durch unsere Kooperation mit Ingram Micro Cloud können wir unseren Kunden die Möglichkeit bieten, die Lizenzen für jeden einzelnen Arbeitsplatz oder User nach Bedarf ein- und auszuschalten. Wenn etwa ein Benutzer aus dem Unternehmen ausscheidet, reichen ein paar Clicks, damit für ihn auch keine weiteren Lizenzgebühren mehr anfallen.“


Mit der Cloud wird vieles einfacher, aber einiges auch ziemlich komplex


Nachdem der Weg in die Cloud immer auf die jeweiligen Anforderungen und Szenarien eines Unternehmens zugeschnitten sein sollte, gibt es auch kein Patentrezept, das sich 1:1 weitergeben lässt. Ein paar generelle Erkenntnisse und auch Fallstricke gibt es jedoch schon.

„Die Cloud wird oft noch immer zu wenig differenziert gesehen“,

konstatiert Mert Aktosun. „Entweder als simples Service, das dann tatsächlich doch nicht ganz so simpel ist, oder zu schwammig als DIE Cloud. Man muss sich da intensiver mit den vielfältigen und vielfach neuen Möglichkeiten auseinandersetzen: den Möglichkeiten, um das eigene Business agiler zu machen, um sich gegen unbefugte Zugriffe abzusichern, um Daten auf verschiedenen Wegen zu sichern. Und auch mit Mischformen, wie etwa einer Hybrid-Cloud, und damit, welche Daten und Services ich auslagere und welche ich vielleicht doch selbst im eigenen Rechenzentrum behalten will.“


„Sich mit solchen Fragen zu befassen, ist umso wichtiger, weil man weder ewig abwarten, aber auch nicht aktionistisch drauf losstürmen sollte“, betont Roland Rollett. „So darf man zum Beispiel nicht auf ein lokales Backup vergessen, denn, wenn man irgendwann einmal ein Mail von vor 10 Jahren benötigt, kann das noch problematisch werden, wenn man sich ausschließlich auf die Cloud verlässt."


Das Thema Cloud ist zwar schon lange präsent, aber aus der Sicht des ABAX-Geschäftsführers in der Praxis für viele noch immer nicht ganz greifbar und überschaubar: „Früher hat die IT einfach gesagt: Wir brauchen einen neuen Server.

Bei der Cloud ist das anders. Die IT hat hier viel mehr Erklärungsbedarf.

Und es ist ein häufiger Denkfehler, wenn man eine Cloud-Anwendung für ein Thema in exakt der gleichen Weise mit denselben Abläufen nutzen will, wie man das bislang bei einem eigenen System getan hat. Hier sehen wir natürlich auch unseren Nutzen und Mehrwert als Partner gefragt. Weil das Thema eben gar nicht simpel, sondern sehr komplex ist … aber eben auch unumgänglich. Denn, dass der Weg eines Unternehmens in die Cloud führt, das steht fest.“




Von Uwe Fischer; Fotos: Milagros Martinez-Flener

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